Usando a técnica Pomodoro para ser mais produtivo

Manter a atenção concentrada por 25 minutos em uma atividade e fazer pausas frequentes pode aumentar a sua agilidade mental e por consequência sua produtividade. Conheça a origem, os fundamentos e o passo a passo para usar a famosa técnica Pomodoro.

Quem nunca se sentiu mal depois de um dia em que se fez muita coisa mas não se cumpriu nenhuma das atividades que eram realmente importantes? Quem nunca chegou em casa depois de um dia exaustivo de trabalho sem conseguir determinar exatamente o que fez no dia? Quando isso acontece é inevitável nos sentirmos mal, desmotivados ou até nos sentindo improdutivos.

Cada dia mais, na era da informação, o inimigo número 1 da produtividade tem sido a interrupção e as distrações. Essas interrupções são causadas pelo telefone que toca, a mensagem que chega, uma notificação no navegador, alguém reclamando ao seu lado e infinitas outras coisas que acontecem num dia comum de trabalho. E cada vez que somos interrompidos ou nos deixamos levar pelas distrações a nossa concentração se dispersa e para retomá-la demoramos o dobro do tempo. Iisso se conseguirmos ter a lucidez de retorna-la.

A técnica do pomodoro surgiu justamente para colocar um fim a tudo isso! Esta técnica promete acabar com a sensação de improdutividade e procrastinação. Ao aplicá-la você vai se sentir mais focado e produtivo e ao final do dia saberá exatamente onde foi consumido o seu tempo e quais atividades completou.

FONTE: FREEPIK

Fundamentos da técnica Pomodoro

Foi um cronômetro em forma de tomate que inspirou o criador da técnica, Francisco Cirillo em 1980. A técnica organiza o trabalho em blocos de tempo de 25 minutos e estes blocos são chamados de pomodori. Além dos blocos de trabalho o método consiste em programar pausas obrigatórias de 5 até 30 minutos entre os blocos ou pomodori. O terceiro fator determinante na técnica é realizar apenas uma atividade por vez. 

Os fundamentos da técnica Pomodoro são as diretrizes básicas para saber executá-la e tirar o melhor proveito. Primeiro você deve saber, como eu já comentei, que 1 pomodoro equivale a um bloco de tempo 25 minutos. Cada bloco deve ser utilizado para fazer apenas 1 atividade, não mais do que uma. Caso você termine a atividade antes do tempo, utilize o restante para revisá-lo e fazer melhorias, mas não avance para a próxima tarefa.

Durante o pomodoro evite qualquer interrupção e distração. Se alguém o interromper, seja gentil mas tente explicar que você está concentrado em algo muito importante e não quer perder a sua linha de raciocínio e explique que logo que possível auxiliará a pessoa no que for possível. Não atenda nem responda mensagens durante este período a menos que seja algo muito importante e urgente. Se alguma distração importante surgir, anotá-la e voltar o foco imediatamente de volta à tarefa.

Há pausas programadas entre cada pomodoro que eu vou explicar na sequência. As pausas variam entre 5 e 30 minutos. Durante as pausas você deve fazer algo relaxante que não ocupe a sua mente com aquela tarefa, como levantar para tomar uma água, se alongar ou mesmo ver as redes sociais. É exatamente isso que faz com que você não se sinta cansado.

É fundamental utilizar um cronômetro, de qualquer tipo, pode ser o celular, no computador, ou mesmo o típico gastronômico que deu o nome a técnica. Além do cronômetro sugere-se usar papel e lápis.

Cronometro culinário em forma de tomate

Vamos começar? Passo a passo da Técnica Pomodoro

Passo 1: antes de começar.

Você vai fazer duas listas. uma chama-se inventário. Ele contém todas as tarefas a realizar. A segunda lista é das Tarefas do Dia esta contém apenas as tarefas que você se propõe a realizar no dia de hoje. Ao lado de cada tarefa do dia estipule o número de pomodori que você crê que levará para concluí-la.

A Lista do Dia apenas as tarefas do inventário que pretendes realizar naquele dia. Ao lado da tarefa estime o número de pomodori para cumprir aquela tarefa. No início pode ser mais difícil de estimar., mas com o tempo você vai ver que a sua estimativa vai cada vez mais se aproximar do realizado.

Um cuidado: tarefas maiores devem ser divididas em subtarefas, de modo que você consiga cumpri-la em no máximo 2 pomodori. Se você tem um relatório longo a fazer por exemplo, podes dividi-lo nos capítulos como 1. Formato e apresentação, 2.Análise dos resultados. 3. Método de trabalho, etc.

Passo 2: aplicando a técnica.

  1. Escolha qual tarefa do dia você vai iniciar
  2. Ajuste o cronômetro para marcar 25 minutos.
  3. Trabalhar na tarefa escolhida até que o alarme toque.
  4. Quando o alarme soar, marque um X ao lado da tarefa para indiciar 1 pomodoro realizado e faça uma pausa de 5 minutos.
  5. Quando a pausa terminar inicie um novo pomodori de 25min na mesma tarefa ou na próxima da sua lista.
  6. Quando completar 4 pomodori a pausa deve ser maior, em torno de 15 a 30 minutos.
Ciclo de pausas da técnica Pomodoro é composta por 30min de trabalho seguidas de 5min de pausa até completar o final do 4 ciclo de 30min de trabalho. Ao fim do 4º ciclo realiza-se uma pausa de 30min.
Fonte: HAPPY AS ANNIE

Passo 3: ao final do dia.

Ao terminar o seu dia de trabalho usando a técnica do pomodoro revise sua lista de atividades diárias, compare o tempo que você estimou com o número realizado. assim você vai ter ainda mais condições de estimar e controlar o tempo das tarefas. Vai aprender quanto tempo você leva para realizar cada tipo de atividade quando está 100% focado. Ah e claro, no final do dia desfrute daquela sensação maravilhosa de dever cumprido!

Essa foi a técnica Pomodoro, aplique e depois me diga como foi para você. Se foi fácil fazê-la, como se sentiu ao realizá-la. Eu usei a técnica Pomodoro para escrever este artigo e levei 3 pomodori para escrevê-lo. 🙂

Você pode ter interesse em conhecer o livro original de Francesco Cirillo: Versão em inglês ou o Livro Técnica Pomodoro de Theago Liddell: Em português

  

RafaelaSanzi

Rafaela P. Sanzi
Master in Business Administration.
Especialista em empreendedorismo e inovação.
Consultora empresarial.

 

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